5 Whys (5 Porquês) é uma ferramenta criada por Sakichi Toyoda, fundador da Toyota, para auxiliar na análise de problemas, seja ele qual for.

É uma ferramenta minimalista de fácil utilização, mas que contribui muito para a melhoria contínua e que deve preferencialmente ser utilizada de forma colaborativa, para que múltiplos pontos de vista possam contribuir para a identificação da causa raiz do problema.

Para utilizar o 5 Whys, é necessário partir de um problema identificado. No caso a seguir, vou utilizar um problema que identifiquei na minha equipe: “Tarefas criadas no Ready não foram executadas”.

Para contextualizar: delego poucas tarefas à minha equipe. Eles possuem autonomia para escolher a maioria das tarefas de acordo com a afinidade de cada um, após eu disponibilizar cada tarefa (com os detalhes dos resultados que espero de cada uma) em uma coluna do nosso board do Asana chamada “Ready”.

Eventualmente, uma ou outra tarefa não estava sendo “puxada” pela equipe, então decidi fazer uma sessão colaborativa de 5 Whys para compreender melhor o problema.

Análise colaborativa de problemas com 5 Whys no Miro
Análise colaborativa de problemas com 5 Whys no Miro

Para isso, fizemos um call no Teams e utilizamos nosso board no Miro para criar um canvas para o 5 Whys, com duas colunas: uma para os Whys, e outra para o Investimento Proporcional que deveria ser feito em cada Why.

Utilizei o Cuckoo para termos um countdown sincronizado, com 10 minutos para cada um preencher a coluna dos Whys, individualmente (com microfones no mudo, sem “brainstorming”).

No fim dos 10 minutos, conversamos sobre o que cada um preencheu, organizamos e depois marquei mais 10 minutos para preenchermos a coluna de Investimento Proporcional. No fim, entramos em consenso quanto às propostas identificadas em cada nível, para experimentarmos nas próximas semanas.

A sessão toda durou cerca de 40 minutos, o que sabemos que no mundo corporativo comum é um tempo recorde para uma equipe discutir causas de um problema e concluir a reunião com um plano de ação criado.

Como resultado, identificamos como causa raiz que é necessário documentar melhor como deve ser a utilização do Asana para a equipe e alinhar as expectativas da equipe.

Decidimos também experimentar manter um board único no Asana para a equipe e filtrar os projetos utilizando tags para facilitar a visibilidade, além de adicionar um week planning à nossa rotina, no início de toda semana.

Concluindo, o 5 Whys é uma ferramenta excelente para ser utilizada de forma colaborativa sempre que um problema precisar ser resolvido, por mais trivial que ele aparente ser.

Se você tem alguma dica de como utilizar melhor 5 Whys ou se utiliza outra ferramenta para fazer análise colaborativa de problemas com sua equipe, fique à vontade para deixar nos comentários!

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